こんにちは！サラリーマン・マンション管理士ブログの「サラ管」です。

先ずは簡単な自己紹介です。

私はサラリーマンの傍らで「マンション管理士」としてのスキルアップを日々心掛けてるアラフィフおやじの「サラ管」です。

好きな言葉は「継続は力なり」。サラ管ブログを通じて、皆様の人生において私の人生経験が少しでも役立てればと思い、記事を書き記したいと思います。

それでは本題に入っていきたいと思います。

 

【実録】定例理事会で管理会社が行う「報告事項」の内容を解説します

最終更新日　令和５年８月２日

あるマンション管理組合の定例理事会で、管理会社が実際に行った「報告事項」の内容を解説します！

 

「理事会」において行われる議事書の内容は、「議題」と「報告事項（専門委員・管理会社）」があります（管理組合により異なります）が、今回は管理会社が行う「報告事項」に焦点を当てて解説したいと思います。

 

 

私は、マンション管理士試験に合格しても実務経験はゼロ。おまけに戸建て住宅に住んでいます。

マンション管理士会に、実務経験の習得機会を求めて入会するも、そのような支援体制は有りませんでした。

 

そこで、当時の私が喉から手が出るほど知りたかった、マンションの「理事会」や「専門委員会」等が実際、具体的にどのように行われるのか？を実際に私が携わるマンションを事例としてご紹介します。

 

管理会社の行う「月次報告」は義務なの⁈

 

管理組合と管理会社の関係は「（準）委任契約」とされるので、報告は「義務」であると考えられます。

根拠条文として、民法第645条では、

民法第645条　受任者は、委任者の請求があるときは、いつでも委任事務の処理を報告し、委任が終了した後は、遅滞なくその経過及び結果を報告しなければならない。

とあります。

ある管理組合の理事会議案書の内容を下欄に記していますが、先ずは「議題」が検討され、次に専門委員会の担当者が行う「報告事項」、そして最後に管理会社が行う「報告事項」と進行されます。所要時間はおおよそ1時間半程度です。

管理会社が行う「報告事項」は、管理委託契約の中で報告が義務づけられていると考えられますので、多くの管理会社は書面での報告や、理事会に参加している管理会社のフロント担当者が書面をもとに理事会で説明していると思われます。

根拠として、マンション標準管理委託契約書に、

(管理事務の報告等)
第9条　乙は、甲の事業年度終了後○月以内に、甲に対し、当該年度における管理事務の処理状況及び甲の会計の収支の結果を記載した書面を交付し、管理業務主任者をして、報告をさせなければならない。
２　乙は、毎月末日までに、甲に対し、前月における甲の会計の収支状況に関する書面を交付しなければならない。
３　乙は、甲から請求があるときは、管理事務の処理状況及び甲の会計の収支状況について報告を行わなければならない。
４　前3項の場合において、甲は、乙に対し、管理事務の処理状況及び甲の会計の収支に係る関係書類の提示を求めることができる。

管理業務主任者が「月次報告」をすべきなの？

 

国交省が示す「マンション標準管理委託契約書」に準じた委託契約なら、「管理業務主任者」をして「月次報告」の必要はないと考えられます。

しかし、マンションごとの管理委託契約の内容によりますが、管理会社としては月次報告も適切な対応が必要だと考えられます。

 

ちなみに、マンション標準管理委託契約書においては、第9条第1項により「年次報告」は管理業務主任者が行う必要がありますが、「月次報告」にはそのような定めは有りません。

また、マンション管理適正化法の第77条（管理事務の報告）によると、「報告」は管理業務主任者をして説明する必要はありますが、「年次」や「月次」との定めではなく「定期」と定められているので、民法第645条（受任者による報告）から考えると、管理会社としては月次報告も適切な対応が必要であると考えられます。

 

この辺りは、「マンション標準管理規約」や「マンション管理適正化法」や「民法」が絡まっていて、正直ややこしいです。

 

実際の「議案書」の内容

 

＜第○○期　第○回定例理事会の件＞

開催日時：令和〇年〇月〇日

開催場所：○○○○マンション集会室

【議題】

①管理組合の業務とは？

②第○○期の役員役職について

③第○○期の事業計画について

④定期総会議事録について

⑤その他

【報告事項】

・修繕委員会報告

・防災委員会報告

・ペットクラブ報告

・管理会社からの「月次収支」・「月報」報告

 

以上が、理事会の「議題」」と「報告事項」となります。

月次収支と月報

 

私が参加しているマンションでは、「管理会社一括委託契約」を締結しているので、管理会社は、管理委託契約にある以下の報告書を毎月作成し、管理組合の管理者等に対して毎月定期的に書面にて交付しなければいけません。

では、いったい管理会社の担当者は、理事会の中で「月次収支」と「月報」をどのように報告するのか？

 

 

①「収支報告書の前書き」

②「月次収支報告書・一般会計」

③「月次収支報告書・修繕積立金会計」

④「貸借対照表」

⑤「運用資金明細表」

⑥「科目明細表・一般会計」

⑦「年間収支数表」

⑧「業務月報」

 

業務月報には、「設備点検報告」、「修繕工事報告」、「滞納状況報告」、「異動・住居状況」、「駐輪駐車場状況」などマンション管理にとって重要な報告が含まれています。

また、月次収支報告書は、会計監査や業務監査の基礎となり、管理会社や理事などの不正を未然に防ぐ大事な報告書にもなります。

 

それでは具体的に確認していきます。

 

①「収支報告書の前書き」

・預金口座の新設・解約・満期状況報告⇒特になし

・保険の種類及び満期報日状況報告⇒○○保険　2023年5月　○○○○火災海上保険

・積立金からの支出⇒特になし

・特記すべき支出⇒特になし

・当月支払いした前期分の未払金⇒特になし

・その他⇒特になし

②「月次収支報告書・一般会計」

・損益計算書で記されます。

③「月次収支報告書・修繕積立金会計」

・損益計算書で記されます。

④「貸借対照表」

・貸借対照表で記されます。

⑤「運用資金明細表」

・収納口座と保管口座の預入先銀行口座等、預入日と満期日、残高や通帳保管場所と印鑑保管場所が記されています。

⑥「科目明細表・一般会計」

・雑収入：集会室利用料○○○円

・消耗品費：コピーカウンター料・コピー機保守料○○○円

・雑費：振込料や郵送料○○○円

・その他

⑦「年間収支数表」

①の年次版です。

⑧「業務月報」

・異動：マンション居住者の異動状況が記されます。

・住居状況：総戸数・住居・店舗・居住所有者・賃貸住戸・空き住戸が記されます。

・専用使用状況：駐車場、駐輪場、の使用状況が記されます。

・未収：管理費や修繕積立金の未収者数や金額が記されます。

・点検保守：エレベーター、巡回設備点検、関電保安協会点検、ガス管法定点検の点検業者と点検備考が記されます。

・修繕工事：修繕箇所と業者、そして工事日と備考が記されます。

・特記事項：特記事項が記されます。

 

 

 

まとめ

・管理組合と管理会社の関係は「（準）委任契約」とされるので、報告業務は管理会社の「義務」であると考えられます。

・「マンション標準管理委託契約書」によると、管理会社は収納状況報告書類を毎月作成し、管理組合の管理者等に対して毎月定期的に書面にて交付しなければいけません。但し、「月次報告」は管理業務主任者をしてする必要は求められていません。

・業務月報には、「設備点検報告」、「修繕工事報告」、「滞納状況報告」、「異動・住居状況」、「駐輪駐車場状況」など、マンションの管理・運営にとても重要な報告が含まれています。

・月次報告は会計監査や業務監査の基礎となり、管理会社や理事などの不正を未然に防ぐ大事な報告書にもなります。

・管理会社の担当フロントが、毎回理事会終了前に「月次収支」・「月報」の報告を上記の流れで説明を行います。